Szykujesz się zamknąć rok podatkowy? Doradzimy, jak okiełznać stosy papierów i ułatwić sobie w przyszłości pracę z usuwaniem dokumentów. 

Chociaż rośnie popularność elektronicznej archiwizacji dokumentów, to ze świecą szukać firmy, która jest w 100% bez dokumentów. 

Dlatego segregatory i pudła archiwizacyjne zostają niezbędnymi narzędziami do pracy w większości firm. 

Jak do nich wkładać dokumenty do czasu ich zniszczenia? Są dwie metody – można archiwizować całe segregatory albo tylko ich zawartość.

Metoda 1: Archiwizacja całych segregatorów

Dokumenty można archiwizować bezpośrednio w segregatorach. Jest to wygodne – wystarczy je odpowiednio opisać i włożyć do kartonu na segregatory. 

Zaletą jest to, że pojedyncze dokumenty można z segregatora wyciągnąć i ponownie je tam włożyć. Ta metoda nadaje się raczej do krótkotrwałej archiwizacji. 

Jedno pudełko archiwizacyjne pomieści do 6 dużych segregatorów.

Metoda 2: Archiwizacja do pudełek archiwizacyjnych

Dokumenty można archiwizować również bez segregatora. Wystarczy:

1. Wyciągnąć dokumenty z segregatora 
2. Sczepić klipsem archiwizacyjnym 
3. Włożyć do pojemnika archiwizacyjnego 
4. Pudełka archiwizacyjne można włożyć do dużego pudła archiwizacyjnego

W ten sposób posegregowane dokumenty wytrzymają w dobrych warunkach (sucho, stała temperatura) nawet dziesiątki lat. Przy wyborze polecamy sprawdzić nasze pojemniki ze specjalnej tektury archiwizacyjnej, która lepiej chroni dokumenty niż zwykły karton.

Plusem tej metody jest to, że w ten sposób można ponowie wykorzystać segregatory. Wystarczy wymienić etykietę na segregatory na nową.

Plastikowy klips archiwizacyjny jest lepszy dla dokumentów niż metalowy mechanizm segregatora.

Pojemniki archiwizacyjne EMBA służą do przechowywania dokumentów, które były wcześniej przechowywanie w segregatorach.
 

Inni pomocnicy archiwizacji

Czy wybierzesz pierwszą metodę, czy drugą, to do sortowania dokumentów mamy jeszcze paru innych pomocników:

• Przekładki do segregatora – pomagają segregować dokumenty w segregatorze 
• Etykiety na segregatory – na etykietę polecamy napisać również rok, w którym można bezpiecznie zniszczyć dokumenty, w przyszłości to bardzo ułatwi pracę
• Papier do drukarki – tego nigdy nie za wiele :-)

Podczas pracy przyda się zszywacz, koszulki na dokumenty i foliopisy.

Ci pomocnicy są niezawodni przy segregowaniu dokumentów.